現在勤務中の従業員を一目で確認できます。, 特定の相手に、ビデオメッセージを送信することができ、必ず伝わる連絡ツールとして活用できます。例えば、工場での運用で、夜勤担当から翌朝への引き継ぎ連絡をする場合、図を描いたりして大変だったものが、ビデオメッセージでは身振り手振りで伝えられるため簡単になった、というケースがあります。, 待ち受け画面には、天気予報が表示されます。出勤/退勤するときに今日と明日の天気が自然に目に入り、「明日も1日中晴れそうだ」といった情報が得られます。, タブレット タイムレコーダーは、1日1回データを自動でインターネット上にバックアップすることができます。もしiPad本体が壊れてしまっても、失われるデータを最長でも1日分に抑えることができます。, 毎日、出勤時に「◎」「○」「△」「×」を選んでその日の調子を記録できる、「ハワユー」という機能が利用できます。 そのため、法改正により集計ルールに影響がでたとき、お客様の要望があったときは、機能の追加・修正をしなければなりません。, タブレット タイムレコーダーは頻繁なバージョンアップを行うことによって、新たな機能を迅速に追加しています。 ・打刻重ね打ち防止機能つき, セイコー Z150(公式サイト) また、タイムレコーダーは故障した際に買い替えが必要ですが、タブレット タイムレコーダーの場合、iPad本体は買い替えが必要ですが、ライセンスはiPadを買い換えても同じものを利用できます。, 紙のタイムカード とタブレット タイムレコーダー で、それぞれ以下の費用が必要です。, A,Bどちらのケースにおいても、1年分の累計費用を見ると、短期的には紙のタイムカードを使った方がタブレット タイムレコーダーに比べて費用がかからないことがわかります。タイムレコーダーの価格は20,000円、50,000円で計算していますが、より安価なタイムレコーダーを使えば、さらに安くなります。一方、タブレット タイムレコーダーの場合も、すでにiPadを所持している場合は、iPad本体の価格38,280円分が不要となり、大幅に安くなります。 勤怠管理の総合メーカーとして、ICカード対応タイムレコーダーから勤怠管理システム、社員証の作成など、勤怠に関わる全ての商品をトータル的にお取り扱いしております。, 従業員の勤務時間は始業時間と終業時間だけ記録すればいいというわけでなく、休憩時間や残業時間も必要不可欠な情報です。今回は、タイムレコーダーで休憩時間や残業時間はどこまで記録・管理できるのかを見てみましょう。, 会社は、従業員の勤務状況(出勤、退勤、早退、遅刻、休憩、残業、欠勤など)を把握して、管理する必要があります。把握するためには、従業員に出社した時間や、退社した時間、休憩した時間を記録してもらい、それに基づいて判断することになるのですが、そのためのツールの1つがタイムレコーダー。, ここで大事なのが、タイムレコーダーはあくまでも、時間を記録するためにツールであり、勤怠を管理する仕組みではないということです。, タイムレコーダーによっては、設定に基づいて、休憩時間や残業時間を計算し、簡易的な集計をしてくれるタイプもありますが、複数の勤務体系に対応しているものは少ないので、すべての従業員に対応しきれないというケースも出てきます。, では、異なる勤務体系や雇用形態に対応して、休憩時間や残業時間を管理するにはどうしたらいいかというと、, の3つが主な方法です。(1)はタイムカードに打刻された時間や従業員が申告した勤務時間を元に、計算機をつかってひたすら手作業で計算するという形式で、管理する従業員の人数がごく小規模な場合に取られます。, 従業員の人数がもう少し多い会社や店舗などでは、(2)のように、エクセルで出退勤時間を入力して、そこから休憩時間や残業時間を計算するという方法を取っているところも多いですね。, ただ、(1)、(2)ともに手作業による入力作業となるので、ヒューマンエラーが発生しやすく、時間がかかってしまうというデメリットがあるため、最近では中小企業でも(3)の勤怠管理システムを利用するという方法に移行する企業が多いです。, これからタイムレコーダーの導入を検討している場合は、その点を踏まえた上で、データをどのように集計し、管理するかというところも見据えて検討しましょう。, では、勤怠管理システムで休憩時間を管理する場合、システムではどのように判断するのでしょうか?その方法には次の3つがあります。, 休憩時間を従業員が自分で記録するという方法です。これは、勤怠管理システムの画面で、休憩開始時間と休憩終了時間を登録するという方法のほか、タイムレコーダーと勤怠管理システムがセットになっているタイプでは、打刻により登録するというものもあります。, あらかじめ休憩開始時間と休憩終了時間を管理画面で設定しておくことで、その時間帯を含む勤務の場合は〇時~〇時までが休憩という登録を自動で行う方法です。, 例えば、休憩時間の設定が12:00~13:00、17:30~18:00となっている場合、9:00~17:30まで勤務した場合は、12:00~13:00の1時間が休憩時間として、自動で登録されます。, 自動で登録されるといっても、後から勤怠管理システムの画面で修正することが可能なシステムであれば、休憩の時間帯をずらした場合も変更が可能です。, 勤務時間に応じた休憩時間を管理画面で設定しておくことで、勤務時間から休憩時間分を自動で減算するという方法です。6時間以上8時間未満なら45分、8時間以上なら60分を休憩とみなすという設定です。, フレックス制やシフト制を採用していて、従業員全てが同じ時間に休憩をとらないという場合に向いている方法です。, 残業時間は、会社の就業規則で決められた所定労働時間と法律で決められた法定労働時間に基づいて計算することになります。会社によって残業代の支払いについては違いがありますが、法定労働時間を超えて勤務した場合は割増賃金を支払う必要があります。また、深夜帯(22時~翌5時)の勤務には深夜手当の割増賃金が必要です。, これらの計算は、勤怠管理システムの管理画面で設定に応じて自動計算されるので、従業員は特に意識する必要はありません。また、勤怠管理システムでは残業時間の申請・承認機能を持つものが多く、事前、事後に関わらず上長による承認を通すことで不必要な残業を抑止する効果や、負荷の多い従業員を把握し、作業量を調整することで安全衛生対策につなげることも可能です。, タイムレコーダーを導入すれば、休憩時間や残業時間をしっかり管理できると考える人も多いのですが、実際のところはタイムレコーダーで記録した勤務時間を計算するというワンクッションがあります。, コスト面を気にして、システム導入ではなく手作業やエクセルという選択肢をとる企業が多いのですが、自社で管理するには法令をしっかり理解し、その変更にも対応する人員が必要不可欠。その人件費はもちろん、給与をめぐるトラブルを避けるためにも、適切に勤怠を管理できる仕組みを選択するようにしましょう。. 勤怠管理といえば紙のタイムカード、をまず連想する方は多いのではないかと思います。ですが、世の中には紙のタイムカードと同等以上の機能を持ち、しかも運用が大幅に便利になる、「勤怠管理システム」というものがあります。勤怠管理システムは、年々進化を続け、導入のハードルも低くなってきており、近年では中小企業でも手軽に導入できるものも登場しています。その中の1つが、iPadアプリ「タブレット タイムレコーダー」です。, この記事では、紙のタイムカードと、タブレット タイムレコーダーを比較し、どのようなメリットがあるかを紹介します。勤怠管理方法を検討中の皆様の参考になれば幸いです。, タイムレコーダーの種類や詳細な分類、ICカード タイムレコーダー、勤怠管理システムのようなサービスなどとの比較については、タイムレコーダーの選び方をご覧ください。, この記事は、タイムレコーダーを使っている、またはこれから使おうとしている人に向けたものです。, タイムカード・タイムレコーダーといえば、一般的にはアマノ社やセイコー社、ニッポー社やマックス社などの製品が人気です。 詳しくは、毎日の調子を記録する「ハワユー」の解説記事をご覧ください。, 見守り機能とは、人の顔を検知し、記録する機能です。 ・退勤切替機能つき(それ以降の打刻が自動的に退勤になる) いつでも最新版へ無料でアップデートできるので、追加費用がかさむ心配はありません。, ここまで、タブレット タイムレコーダーのメリットだけを紹介してきましたが、状況によっては、紙のタイムカードから移行する場合に注意すべき点があります。この章では、紙のタイムカードに比べた際のタブレット タイムレコーダーの注意点を紹介します。, 会社によっては、打刻忘れの際や直行・直帰の場合に、手書きで出退勤時刻を記入する運用があります。従業員がタイムカードに手書きで打刻時刻を記入し、管理者が印鑑で打刻時刻の変更を承認する、という紙を活かした申請・承認の運用です。, タブレットタイムレコーダーの場合、タイムカードに従業員が書き込む、という運用ができません。打刻時刻の修正は管理者が行う必要があります。従業員が時刻を申請する場合、タイムカード への記入の代わりに、申請用の台帳へ書き込んだり、管理者に口頭やメールで伝える運用などで代用する必要があります。, 現場の方が新しいものを苦手にするようなケースがあります。例えば、古くからなじみのある機械の方が安心、新しく使い方を覚えるのが面倒、といった場合など。そのようなケースでは、今のタイムレコーダーをどうしても使い続けたい、という意見が出るかもしれません。特に年配者の方が多い場合、注意が必要です。, ただ、打刻そのものは、簡単なタッチ操作で可能です。 3人までは無料で、それ以上の場合、10人ごとに11,000円となります。また、iPadを持っていない場合、iPad本体を購入する必要もあります。2019年1月時点で販売中の、最もリーズナブルなiPadは定価38,280円のiPad(第七世代)です。タブレット タイムレコーダーの対応機種については、アプリの対応機種についてのQ&Aに詳しく載っています。, タブレット タイムレコーダーの場合、タイムカードやインクリボンを買う必要がなく、月々の費用は電気代のみとなります。 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。, (詳しくは、法定三帳簿(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)の記入事項と保存期間にて解説されています), タイムカードを保管しなければならない理由は、労働関連の記録の提出が求められるケースがあるためです。例えば、従業員が離職する際の失業保険や、健康保険・厚生年金の保険被保険者報酬月額変更届などの書類には、3年分の勤務記録、つまりタイムカードを添付する必要があります。, 3年分のタイムカードを保管するとなると、沢山のタイムカードを管理し続けなければなりません。たとえば従業員が20人勤務していれば、3年間で20人×12ヵ月×3年で720枚に上ります。大量のタイムカードは、場所をとるだけではなく、必要になった時にその中から各月の特定個人のタイムカードだけを抜き出して集めるのもなかなか大変です。, タブレット タイムレコーダーでは、そういった際の提出書類として、タイムカードの代わりにPDF出勤簿が利用可能です。各種集計値や写真付きの出勤簿ファイルを、必要になった時に従業員や期間を指定してまとめて作成できます。, そのため、タブレット タイムレコーダーを導入すれば大量のタイムカードを保管が不要になります。タイムカードの保管に場所を取られることがなくなり、それに加えて特定の従業員、特定の期間のものを探し出す必要もなくなります。, タブレット タイムレコーダーでは、紙のタイムカード を使わなくなるため、購入費用がかかりません。, タイムカードの値段はおおよそ100枚で約1,000〜2,000円で、例えば10人で利用の場合、年間で約2,000円、50人の場合、年間で約10,000円の費用が節約できます。, タイムカードの置き場となるラックやホルダーは、20人あたり約2,000円。人数が増えてくると、置き場所も問題になってきます。インクリボンは約3,000円で、機種、人数、1日の打刻数にもよりますが、半年〜2年に一回の頻度で交換が必要です。, タブレット タイムレコーダーではタイムカードを使わないため、タイムカードのラックやインクリボンの購入も不要です。タイムカードのラックを置く必要がなくなり、タイムレコーダー周りがスッキリします。, タイムレコーダーを利用している会社では、毎月の締日、紙のタイムカードの集計作業がいつも大変だと思います。タブレット タイムレコーダーでは、勤務時間などの集計が自動化され、大きな負担減となります。また、集計前のデータ確認や、集計後の給与ソフトへの反映を補助する機能も用意されています。, タブレット タイムレコーダーでは、自動集計を利用できるため、管理者が集計作業をする必要はありません。最も大事なメリットの1つです。, 紙のタイムカードを利用する場合、毎月の給与計算で、勤務時間の集計を手計算で行わなければなりません。具体的には、退勤時間と出勤時間の差を取り勤務時間を求め、休憩時間を差し引き、残業時間を別途集計し、場合によっては遅刻早退なども別途集計…など。給与に直接かかわる大事な計算ですが、手計算の場合、手間がかかる上、ミスが発生することもあります。ミスを防ぐためにダブルチェックをすると、二重に手間がかかります。, 「集計機能付きタイムレコーダー」も存在しますが、勤務時間だけ、残業時間だけなど、限られた項目しか集計できない場合が多く、また、打刻修正を手計算で反映したりする必要があるため、この機能だけで集計が終わることはなかなかありません。, タブレット タイムレコーダーでは、自動集計が行えるため、ミスが無くなり、集計や確認の手間を削減できます。また、一般的な給与計算に必要な集計項目を網羅しているため、様々な時間数を自動集計することができます。例えば、以下のような自動集計ができます。, また、タブレット タイムレコーダーの場合、打刻データを修正すれば、集計値にも自動で反映されます。集計時に打刻の修正をチェックして手動で計算値を補正する必要はありません。, 紙のタイムカードでは、給与計算をPCで行う場合、手動で計算した結果を手入力する必要がありますが、入力の手間がかかるほか、入力ミスにも注意が必要です。, タブレット タイムレコーダーでは、CSVファイルとして月の集計データを出力できます。エクセルや給与計算ソフトで計算を行う場合、CSVファイルをそのまま利用できる(※)ため、入力ミスの心配はありません。, (※勤怠データをCSV形式でインポートする機能を持たないごく一部の給与計算ソフトの場合は、手入力が必要となります), お使いの給与ソフトが選択肢にない場合、あるいはエクセル等で管理したい場合は、汎用フォーマットで出力することも可能です。詳しくは、集計・出力のページをご覧ください。, 紙のタイムカードで運用していると、打刻忘れなど、問題のある勤怠データに気づけない可能性があります。, タブレット タイムレコーダーでは、問題のある勤怠データがある場合、管理者用のデータ編集画面で背景が赤色になったり、わかりやすいアラートを表示させるよう設定できます。表示可能なアラートは以下の通りです。, タブレット タイムレコーダーには、打刻時に起こりがちなミスを防止する仕組みが備わっており、従業員の方にも安心してお使いいただけます。打刻間違いが減ることで、管理者視点でも打刻修正の手間が減ることとなります。また、不正な打刻を抑止できるような機能も備わっています。, タブレット タイムレコーダーでは、打刻の確認画面で、その人の名前、プロフィール写真が表示されます。間違えて別の人を選ぶと、写真と名前から気づくことができ、その場合打刻をキャンセルすることができます。そのため、別の人との打刻間違いが減る効果があります。, 実際、タイムカードからタブレット タイムレコーダーへ乗り換えたあるユーザーから聞いた話では、別の人と間違えることがかなり減った、という点が好評でした。, 紙のタイムカードでは、別の人との間違いのほか、出勤/退勤の打刻の間違いがしばしば起こります。ボタンの押し間違いや押し忘れで、退勤打刻のつもりで出勤打刻してしまった、などのケースがよくあるのではないでしょうか。間違えてしまうと、印字位置がずれてしまい、打刻の修正、計算結果の補正が必要になってしまいます。, タブレット タイムレコーダーでは、打刻の確認画面に出勤/退勤の間違いを防止する仕組みがあります。例えば、退勤のつもりで出勤打刻をしようとすると、連続で出勤打刻することになるため、確認のウィンドウが表示されます。この時、その場でIN/OUTを訂正して打刻できるため、打刻間違いを未然に防ぐことができます。また、打刻を忘れた場合にも同様に確認のウィンドウが表示されるため、すぐに打刻忘れに気づくことができ、管理者への漏れのない連絡に繋がります。, 紙のタイムカード の場合、他の人のタイムカードをタイムレコーダーに差し込むと、本人以外が不正に打刻できてしまいます。時刻以外の記録が残らないため、後から見ても、それが不正打刻かどうか判別できません。, タブレット タイムレコーダー では、打刻時に必ず写真を撮影するので、本人確認ができます。代理の打刻自体や、顔を隠しての打刻はできてしまうものの、おかしな打刻は打刻時の写真を見ればすぐに分かります。, 指紋認証、静脈認証、顔認証などの生体認証のような厳密な方法ではありませんが、十分な抑止効果があります。, タブレット タイムレコーダーでは、打刻時に印字ずれや挿入エラーで手間取ることがなくなります。, また、タイムカードを使用しないため、タイムレコーダーへのタイムカード挿入時の表裏、上下間違いも無くなります。, 紙のタイムカードを用いるタイムレコーダーの多くが、時刻を自動で調整できません。中には電波時計機能を持つものもありますが、少数です。, また、時間を手動で調整できてしまう機種の場合、打刻時に時間を調整して打刻時間を改ざんできてしまいます。(変更に鍵やパスワードが必要になっている機種もあります), タブレット タイムレコーダーでは、iPad本体の時刻の自動調整が利用できます。また、設定で時刻を手動で変更することもできますが、iPadの「アクセスガイド」という機能を用いることで、従業員が勝手に時刻を変更して打刻することを防止できます。, タブレット タイムレコーダーには、通常のタイムレコーダーや他の勤怠管理システムにはなかなかない、独自の機能があります。, タブレット タイムレコーダーは、打刻の際に必ず写真を撮ります。前述のように、写真には他の人の代理打刻を抑制する効果がありますが、勤怠管理以外でもメリットがあります。管理者は、打刻写真から従業員がどんな顔をして出勤しているか、様子を把握できます。従業員は、打刻後のダッシュボードに表示される最近の自分の写真から、体調や身だしなみへの気付きが得られるなど、自己管理につながります。また、仲間と一緒に写真を撮ることも楽しみとなります。, メールを通じて、管理者は現場にいなくても従業員の状況をリアルタイムに把握することが可能です。例えば、営業時間の長い職場や、現場責任者が営業や仕入れなどを兼務している場合などでは、管理者が不在になりがちですが、この機能を使えば「今現場に何人いるのか」「△△さんはまだいるかな?」といった情報をスマホなどから把握することができます。, メールの送信先は、共通の送信先のほか、従業員ごとに個別に指定可能することも可能です。家族宛にメールを送ったり、塾や学童保育で、両親に子供の出席を知らせるメールを送る、といった応用例もあります。, タブレットタイムレコーダーの「LANアクセス機能」を使えば、同じLANにつながっているパソコンで、iPadにログインしてデータに直接アクセスできます。管理者は、わざわざタイムレコーダー のある場所まで足を運ぶことなく、パソコンから、打刻の閲覧、編集を行うことができます。詳しい使い方は、「とりあえずやってみよう」で解説しています。, VPNを利用する方法の1つとして、VPN対応ルーターを利用したVPN接続の方法を紹介しています。, 出勤打刻をしてから退勤打刻をしていない従業員は、打刻画面に緑色の線が表示されます。